Guía de usuario de Ponchi

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Parte 1 · Para gerentes y dueños

1. Crea tu empresa e inicia sesión

Descarga Ponchi en App Store o Google Play, o abre app.ponchi.app en un navegador. Toca Comenzar para crear tu empresa. Recibirás un ID de empresa de 5 dígitos; tú y tu equipo inician sesión con ese ID, un usuario y un PIN de 4 dígitos.

Todo funciona en el teléfono y en la web. Los gerentes suelen armar el horario y sacar reportes en la web, y el equipo marca entrada desde su teléfono.

La zona horaria de tu empresa se detecta automáticamente al registrarte. Si te mudas, cámbiala en Configuración > Zona horaria. Los horarios, los días de marcaje y las alertas la siguen.

2. Ubicaciones

Ve a Más > Ubicaciones en el teléfono o a Ubicaciones en la web y agrega cada sitio donde trabaja tu equipo. Una empresa con un solo sitio puede saltarse este paso; todo funciona igual.

• Dirección y geocerca. Busca la dirección o usa el pin del mapa y define un radio en pies. Los empleados asignados a esa ubicación deben estar dentro del radio para marcar entrada.
• Reglas por ubicación. Cada ubicación puede cambiar la regla de la empresa para selfie al entrar y salir, cambios de turno, ceder turnos y turnos abiertos. Deja la regla en Heredar para usar la de la empresa.
• Asigna personas. Un empleado puede pertenecer a una o varias ubicaciones. Quien trabaja en dos tiendas aparece en ambos horarios.
• Selector de ubicación. Con dos o más ubicaciones aparece un selector en Horario, Empleados, Hojas de tiempo y Reportes. Elige una tienda o Todas las ubicaciones. Gerentes y administradores ven todo; los empleados solo ven su ubicación.

3. Puestos y colores

Ve a Más > Puestos y agrega los roles que programas: Mesero, Bartender, Cocinero, Host, etc. Cada puesto tiene su propio color y el horario pinta cada turno con ese color para leer la semana de un vistazo.

• Cambia un color en el teléfono en Puestos, o en la web haciendo clic en el punto de color de la leyenda del horario.
• Al agregar un turno, el puesto se llena con el puesto del empleado. Usa el menú para elegir otro solo para ese turno.

4. Agrega a tu equipo

Abre Empleados > Agregar empleado. Escribe el nombre, el puesto, el rol (Empleado, Gerente o Administrador) y la o las ubicaciones donde trabaja. Dale a cada persona su usuario y PIN.

• Los usuarios deben ser únicos dentro de tu empresa.
• Los administradores pueden hacer todo. Los gerentes llevan el día a día: horario, aprobar solicitudes y horas, mensajes al equipo. Los empleados marcan entrada, ven su horario y envían solicitudes.
• Para cambiar a alguien de tienda, edítalo y cambia sus ubicaciones. Si alguien se va, desactívalo; su historial se conserva en los reportes.

5. Elige cómo marcan entrada

Ve a Configuración > Entrada / Salida. Elige Selfie, GPS + geocerca o Ambos. También puedes exigir selfie al salir y activar el control de descansos.

En el teléfono, elegir el preajuste Selfie o GPS apaga el otro. Elige Ambos para mantener selfie y geocerca a la vez.

Una entrada fuera de la geocerca se rechaza y el empleado ve a qué distancia está. La ubicación solo se revisa al marcar entrada y salida, nunca en segundo plano.

6. Modo quiosco (opcional)

Usa Más > Estación quiosco para convertir una tablet compartida en estación de marcaje. Los empleados tocan su PIN para entrar, tomar descansos y salir. Salir del modo quiosco requiere un PIN de administrador.

7. Arma el horario

Abre Horario. Cada empleado activo de la ubicación elegida tiene su fila, aunque todavía no tenga turnos. Usa las flechas para moverte entre semanas.

• Agregar un turno. Haz clic en + Agregar en cualquier celda. El empleado, el día y su puesto ya vienen llenos. Pon las horas, una nota y guarda. Elige varios días a la vez con Varios días.
• Editar o eliminar. Cada bloque de turno tiene un lápiz y un bote de basura.
• Copiar semana anterior. Copia los turnos de la semana pasada a la semana en pantalla. Se omiten los turnos que ya existen y las personas con día libre aprobado; la app te dice a quién omitió y por qué.
• Turnos nocturnos. Regístralos como un solo turno con la hora real de salida, por ejemplo 6:00 PM a 2:00 AM. El turno se queda en el día en que empieza y muestra +1d después de la hora de salida. Las horas se cuentan pasando la medianoche.
• Protección de días libres. Los días con tiempo libre aprobado muestran una marca roja LIBRE. Si de todos modos programas a alguien ese día, Ponchi te avisa y te pide confirmar.
• Turnos abiertos. Usa Publicar como abierto para un turno que cualquiera puede tomar. Se notifica a los empleados de esa ubicación y el primero en tomarlo se lo queda.
• Encuentra a la gente rápido. Busca por nombre, ordena por nombre, puesto u horas, y usa el menú Puesto para ver un solo puesto a la vez.

8. Borradores y publicación

Los turnos que agregas se guardan como borradores. Tienen un contorno punteado y la etiqueta BORRADOR. Los empleados no los ven, no reciben notificación y los recordatorios y alertas los ignoran. Tómate tu tiempo y cambia lo que quieras.

• Cuando la semana esté lista, haz clic en Guardar y publicar arriba a la derecha en la web, o toca la barra ámbar en el teléfono. Cada empleado con turnos esa semana recibe una sola notificación con su número de turnos.
• ¿Se complicó? Descartar borradores elimina todos los borradores de esa semana y deja intactos los turnos publicados.
• Editar o eliminar un turno ya publicado se aplica de inmediato y se avisa al empleado.

9. Solicitudes y aprobaciones

La pestaña Solicitudes es una sola bandeja para todo lo que necesita una decisión. Tiene cuatro pestañas, iguales en el teléfono y en la web, y todos las ven: Pendientes, Aprobadas, Tomados y Rechazadas. Cada tarjeta dice claramente en qué va y quién decidió, por ejemplo Tomado por Priya, aprobado por Dana, 6 oct.

• Tiempo libre y disponibilidad. Un día libre, un día libre recurrente (todos los lunes) o las horas en que alguien puede trabajar. Aprobar un día libre elimina cualquier turno de ese día y protege el día en el horario; la solicitud se queda en Aprobadas para que siempre veas quién la aprobó.
• Cambios de hora e intercambios. Aprueba o rechaza, con una nota opcional que el empleado ve. Un intercambio primero espera que el otro empleado acepte y luego llega a ti.
• Turnos cedidos. Cuando alguien cede un turno, sigue siendo su turno y su responsabilidad hasta que alguien lo tome. Los compañeros que lo piden aparecen en la tarjeta. Tú decides cómo termina: aprueba la solicitud de un compañero, usa Dárselo a… para dárselo directamente a quien quieras, o Cancelar el turno para quitarlo del horario y liberar a la persona. Un turno cedido que nadie tomó antes de su día pasa a Rechazadas como Nadie lo tomó — pasó la fecha, y el turno se queda con su dueño.
• Editar y eliminar. Cada tarjeta tiene Editar (motivo, horas pedidas, tu nota) y Eliminar. Eliminar un turno cedido que nadie tomó se lo devuelve a su dueño como turno normal. Una solicitud ya decidida se puede reabrir si cambias de opinión.
• Sesiones de marcaje. En Hojas de tiempo puedes revisar entradas, corregir una hora o agregar una sesión faltante. Cada cambio queda en el registro de ediciones.

Que estas solicitudes estén permitidas es una configuración de la empresa y puede variar por ubicación. Las solicitudes que llevan 24 horas sin respuesta generan un recordatorio para ti y para el empleado. Cada acción queda en la pestaña Historial.

10. Qué notificaciones recibe tu equipo

• Horario publicado: un mensaje por persona con su número de turnos de la semana.
• Recordatorio de turno: 2 horas antes de cada turno.
• No marcó entrada: los gerentes reciben una alerta 15 minutos después de que empezó un turno sin marcaje.
• Sigue con la entrada marcada: al empleado se le recuerda a los 15 y a los 45 minutos de terminar su turno (ver Salidas olvidadas).
• Solicitudes: aprobaciones, rechazos y confirmaciones de intercambio.
• Anuncios y reconocimientos: para todos o para una sola ubicación, tú eliges.

11. Salidas olvidadas

Cuando alguien sigue con la entrada marcada después de terminar su turno, Ponchi se lo recuerda. Si nadie hace nada, cierra el turno a la hora programada de salida y lo marca para que lo revises.

• Recordatorios. A los 15 y a los 45 minutos de la hora programada de salida, el empleado recibe un aviso de que sigue con la entrada marcada. En la app elige Sigo trabajando (sin salida automática en ese turno, y se le vuelve a preguntar dos horas después) o Ya me fui y elige la hora en que se fue. Se marca su salida a esa hora y te llega para aprobarla.
• Salida automática. Si nadie marca salida dentro de las 3 horas siguientes al fin programado, el turno se cierra a la hora programada, queda marcado como AUTO y pendiente de revisión. El empleado puede responder Está mal — corregir la hora; la hora solo cambia cuando tú la apruebas.
• Los turnos que no están en el horario nunca se cierran automáticamente, porque no hay una hora de salida que usar. Al empleado se le recuerda a las 10 y a las 12 horas, y a ti se te avisa a las 14.
• Revisión. En el teléfono aparecen en Solicitudes, en Pendientes, donde apruebas, rechazas, confirmas o editas la hora. En la web, Time Cards muestra un panel Clock-outs to review y las etiquetas AUTO y REVIEW en las filas.
• Interruptores. Recordatorios de salida y Salida automática vienen activados. Puedes apagar cualquiera de los dos en Configuración.

Entre las 10 PM y las 7 AM, el aviso de que se marcó la salida de alguien y tu resumen de revisión esperan hasta la mañana. Los recordatorios de fin de turno no se retienen, porque la persona acaba de irse.

12. Hojas de tiempo, reportes y nómina

Abre Reportes. Cambia entre Horas, Nómina, Horas extra, Asistencia, Por puesto, Patrones y Registro de ediciones; elige diario, semanal, mensual o un rango, y filtra por ubicación. Exportar Excel genera un archivo listo para nómina. Asistencia compara cada turno publicado con la entrada real y muestra a tiempo, tarde o ausente.

13. Mensajes, anuncios y reconocimientos

Usa Mensajes para chats directos y anuncios al equipo, y Reconocimientos para felicitar (Jugador de equipo, Empleado estrella). Con más de una ubicación, ambos te dejan elegir Todos o una sola ubicación, así un aviso para una tienda nunca llega a la otra.

14. Listas de turno

Una lista de turno reúne las tareas de un turno: abrir la barra, cerrar la cocina, la revisión de baños cada hora. Cada persona la va marcando en su teléfono y la firma antes de marcar salida, y tú ves quién firmó y qué quedó sin hacer.

• Crea las listas. En la web abre Shift Checklists > Build lists. Elige Add ready-made lists para empezar con listas de bar, restaurante y lounge, o New checklist para escribir la tuya.
• Quién la recibe. Elige los puestos, turno de mañana o de tarde (un turno que empieza antes de las 3 PM cuenta como mañana) y las ubicaciones. El puesto del turno que la persona tiene en el horario decide qué lista recibe.
• Cuatro tipos de línea. Una casilla, un número para registrar (la temperatura de un refrigerador), una revisión repetida que guarda la hora en cada toque (baños cada hora) o una nota corta. Elige días para las tareas semanales; una línea sin días aparece todos los días.
• Firmar antes de marcar salida. Por defecto la app detiene la salida hasta que la lista esté firmada. Una tarea que no se pudo hacer lleva un motivo breve en lugar de la marca, así nadie queda atrapado. Puedes cambiarlo para permitir la salida y mostrar la lista como no firmada, en Build lists en la web o en Configuración en el teléfono.
• Revisión. En el teléfono toca Listas de turno en la pantalla de Inicio; en la web abre Shift Checklists > Review. Ves quién firmó y cuándo, qué no se hizo y por qué, y los números registrados. Toca Marcar como revisada cuando la hayas visto, y exporta una semana a una hoja de cálculo desde la web.

Una tablet de quiosco compartida y un gerente que marca la salida de alguien nunca quedan detenidos. Esos turnos aparecen como Sin firmar en la revisión.

15. Listas de incorporación y documentos

En Más > Listas en el teléfono, o en Onboarding en la web, crea listas de incorporación (W-4, I-9, depósito directo, manual) y asígnalas a los nuevos. Los archivos subidos quedan en Todos los documentos.

16. Cuenta, suscripción e idioma

Abre Más > Mi cuenta para ver tu plan, los días de prueba restantes y el uso. La facturación se maneja en la web en app.ponchi.app. Aquí cambias el idioma entre inglés y español, y la zona horaria de la empresa en Configuración.

Parte 2 · Para empleados

1. Inicia sesión

Escribe el ID de empresa, el usuario y el PIN que te dio tu gerente. En una tablet compartida, solo toca tu PIN en la pantalla del quiosco. Puedes usar la app en inglés o español.

2. Marca entrada y salida

En la pantalla Reloj toca Marcar entrada. Según tu lugar de trabajo, puede pedirte una selfie y que estés en la tienda. Toca Iniciar descanso para descansos y Marcar salida al terminar tu turno.

Si al marcar dice que estás demasiado lejos, estás fuera del radio permitido de la tienda. Acércate e intenta de nuevo. Si tu teléfono no tiene ubicación, activa Ubicación para Ponchi en los ajustes del teléfono.

¿Olvidaste marcar salida? Recibes un recordatorio a los 15 y a los 45 minutos de terminar tu turno. Abre la app y toca Sigo trabajando si es así, o Ya me fui y elige la hora en que te fuiste; tu gerente la aprueba. Si nadie marca tu salida, la app registra la hora programada de salida. Si no es correcta, toca Está mal — corregir la hora para enviar la correcta.

3. Tu lista del turno

Si en tu trabajo usan listas, aparece una tarjeta Lista del turno en la pantalla Reloj mientras tienes la entrada marcada. Tócala para abrir tu lista de hoy.

• Marca cada tarea cuando la termines.
• Si pide un número, como una temperatura, escribe la lectura.
• En una tarea que se repite, toca Añadir revisión cada vez que la hagas.
• Si no pudiste hacer algo, toca No pude y escribe un motivo breve.
• Cuando todas las líneas tengan marca o motivo, escribe tu nombre y toca Firmar lista.

Si tocas Marcar salida antes de firmar, la app abre primero tu lista y continúa con la salida cuando esté firmada.

4. Tu horario

• Mi horario muestra tus turnos de la semana. Un turno nocturno como 6:00 PM a 2:00 AM aparece en el día en que empieza con +1d después de la hora de salida.
• Vista de equipo (pantalla completa) muestra a todos en tu ubicación, con los colores de cada puesto. Si tu empresa tiene más de una ubicación, cada bloque también dice el lugar.
• Solo ves los turnos que tu gerente ya publicó. Cuando se publica la semana recibes una notificación con tu número de turnos, y un recordatorio 2 horas antes de cada turno.
• Turnos disponibles, arriba, muestra turnos abiertos y cedidos que puedes tomar. Se ven los primeros tres; toca Ver todos para el resto. Un turno cedido desaparece de la lista cuando ya pasó su día.

5. Tiempo libre, disponibilidad y solicitudes de turno

• Mi disponibilidad: pide un día libre, un día libre recurrente o define las horas en que puedes trabajar. Una vez aprobado, el horario protege ese día.
• Solicitudes: pide un cambio de hora, intercambia con un compañero, cede un turno o toma uno. Los intercambios primero necesitan que la otra persona acepte y luego un gerente.
• Un turno cedido sigue siendo tuyo hasta que un compañero lo tome y un gerente apruebe, o un gerente lo cancele. La app te lo recuerda al publicarlo. Si nadie lo toma, se queda en tu horario.
• Síguelo en Solicitudes. Las pestañas Pendientes, Aprobadas, Tomados y Rechazadas muestran cada solicitud y quién decidió. Mientras nadie haya decidido, todavía puedes editar el motivo o retirar la solicitud.
• Recibes una notificación cuando una solicitud se aprueba o se rechaza.

6. Horas, mensajes y reconocimientos

Mis horas muestra tus horas de esta semana, este mes o los últimos 30 días. Mensajes guarda los chats y anuncios de tus gerentes. En Reconocimientos puedes felicitar a un compañero o enviar comentarios anónimos a la gerencia.